【GTD】メールベースのタスク管理の決定版、Gmailプラグイン『ActiveInbox』がスゴイんです! #lifehackjp


Activeinbox title

こちらの記事で知って、即導入。
Gmailのラベルを使ってタスク管理するツールが名前も新たに『ActiveInbox』として登場! : ライフハッカー[日本版]

しばらく使ってみましたが、なかなかいい感じなのでレビューしてみたいと思います。

Introducing ActiveInbox for Gmail

上の動画を見てもらえば、おおよその雰囲気は分かるかと思います。
『Activeinbox』とは、ざっくり簡単に言うと、Gmailのプラグインで、Gmailのラベル機能を使って、タスク管理を行う要領でメールを処理する、というものです。

まだまだ仕事のやりとりのツールはメールがメイン、という方も多いでしょう。
最近でこそ、SkypeTwitter(のDM)、Facebook(のチャットやグループ機能)、chatworkなどを使ったコミュニケーションが活発になりつつありますが、それができるのはまだまだ情報感度の高い、ひと握りの人に限られます。(もちろん、その人の人脈などによって変わるでしょうけど)

例えば、自分はchatworkを使いたくても、相手が「は? チャット? 何それ?」という場合は、丁寧に説明して利便性や効率性を口説いて導入してもらう労力を考えると、さっさと諦めてメールでのやりとりをしたほうが仕事が早く終るので、なかなかメールからは解放されないままだったりします。

そうした状況があって、でもメール処理に忙殺されたくない人にとっては、メール管理がタスク管理も兼ねていれば、少しはラクになるのではないでしょうか?

では、実際に『Activeinbox』を見てみましょう。
ActiveInbox: Better GMail Plugin
Is your out of control?

ActiveinboxはGmailプラグイン

まず、Gmailを使っていることが条件です。
いつまでもローカルなメーラーを使っている人は、騙されたと思ってGmailアカウントを取得しましょう。
Gmail を使う 10 の理由

『Activeinbox』はFirefoxとChromeのプラグイン(アドオン)です。
それぞれお使いのブラウザに合わせたものをダウンロード&インストールしましょう。

ActiveInbox for Gmail :: Add-ons for Firefox
ActiveInbox for Gmail™​ – Chrome ウェブストア

activeinbox-1
インストールすると、このように左サイドバーにコントロールパネル的なものが出てくる。

ブラウザにインストールすると、Gmailの左サイドバーにこのようなコントロールパネル的なものが出てきます。
“Review Emails By:”を展開すると、”TO DO”として、”Action”と”Waiting On”、さらにここでは見えませんが、”Someday”という項目が並びます。

『Activeinbox』が担っているのは、簡単に言うと、各メールに、

(1)Action とりかかるべきタスク
(2)Waiting On 相手からのリアクションを待つべきタスク
(3)Someday いつかやる(期限の決まっていない・決められない)タスク

という3つに分けてラベルをつける、という役割なのです。

ただ、単にラベルを付与する、というだけなら、『Activeinbox』を使わなくてもできそうですが、やはりこちらを使ったほうが効率的です。

Gmailでは、ラベルを付ける作業が意外と面倒です。
各メールの上部からプルダウンで選択していく際に、数が少ないうちはまだラクですが、ラベルの数が増えてくると、いちいちプルダウンして選択して、という作業自体も時間がかかってしまいます。

例えば、”Action”のタスクを処理して、”Waiting On”状態の時、ラベルを貼り替えることになりますが、ラベルを外すのはワンクリックですが、付与するにはプルダウンメニューから選択する必要があります。
『Activeinbox』では、常に”Action”と”Waiting On”のボタンがメール上部に鎮座していますので、ワンクリックでラベルの貼り替えが可能です。

さらにこの左サイドバーから、”Action”タスクを一覧表示させたり、”Waiting On”タスクを俯瞰して眺める、といったことがワンクリックでできるようになります。
これで、常に自分が今何をしなければならないか、が瞬時に把握できるようになります。

ActiveinboxのAction一覧
ActiveinboxのAction一覧。自分が行わなければならないタスクを一覧できる。
ActiveinboxのWaiting On一覧
ActiveinboxのWaiting On一覧。相手からのアクションを待っているタスクが一覧できる。

僕はGTDやタスク管理を徹底して行っているか、と聞かれると、あまり自信がありません。
だいたいなんでもきっちりと行うタイプではないですし、記憶力がいいというわけでもありません。

ざっくりと、今なにをしなくちゃいけないのか今どんな案件が待ち状態なのか、というのが分かればいいや、くらいに思っています。
タスクの優先順位とかは自分だけで決められない場合も多いので、それをツールでコントロールする必要はない、と思っています。

ですので、タスク管理系のアプリをたくさん試してきましたが、どれもしっくり来なかったのは、それらのタスク管理系アプリがどれも高機能すぎて、使いこなせなかったからだ、と今ではそう思います。

プロジェクト Projects

次に、”Projects”の項目です。
『Activeinbox』では、前述の”Action”や”Waiting On”タスクのラベルを付与するだけではありません。
あなたが今携わっているプロジェクト(案件)ごとに仕分けるためのラベルも付与し、管理できるようになります。

Activeinboxのプロジェクトインデックス
Activeinboxのプロジェクトインデックス。各プロジェクトラベルが付与されたメール一覧へ遷移する。

これはいくつもの案件を同時進行する場合には非常に便利です。
しかも、Gmailではラベルをネスト(入れ子)することが可能になっている(いつからだろう?)ので、例えば、クライアント名/プロジェクト名としておくと、一覧表示時の閲覧性も上がりますし、整理しやすいですね。

メールをベースにタスク管理を行おうとしても、なかなかうまくいかなかったのは、メール特有の理由があります。
それは、メールというのは相手からの返信をこちらでコントロールできないからです。

どういうことか、といいますと、ちょっと例を上げてみます。

先方からの依頼で、とある案件を請けたとします。
メールの件名は「●●パッケージデザインのお願い」でした。
メールをいただいたので、”Action”ラベルを付与して、自分が行うべきタスクとしておきます。

次に案件に使用する資料がメールで来ました。
しかし、最初のメールとは「件名」が異なっていました。
メールの件名は「パッケージ資料諸々」。

すると、Gmailでは関連するメールを自動的に「スレッド」にまとめてくれるのですが、「件名」が違うためにスレッドとしてまとめられませんでした。
同じ案件のメールで、どちらも重要な内容が書いてあるにもかかわらず、メールが2つに別れてしまい、一覧性が低くなりました。
必要な情報を得るためにメールを順番に開いて見ていかなくてはなりません。(その前に検索しますけど)

メールの数が少なければ、順番に見ていっても、そうは時間もかからないでしょう。
ですが、そのメールの相手からは別案件をいくつもいただいていて、ひとつのメールに複数の案件の内容が書かれてあることもしばしば。

そうなると、「ええ〜っと、●●の案件のあの情報は、いつ、どのメールに書いてあるんだっけ・・・・?」
と決してよくない頭をフル回転させて、メールと格闘することになります。

送ってきた相手は、外回りの営業マン。
忙しいのでひとつのメールにいくつもの案件に関する情報を書いて送ったほうが、手間がかからないのです。
が、こちらとしては、じつに「ムダ」の多い時間です・・・。

このように、メールでは「相手がどんな件名、内容を書くのか、こちらではコントロールできない」のです。
ですから、メールをベースにしたタスク管理は、破綻しやすかった、とも言えます。

ただ、そうはいっても、やはり仕事がメールを起点に動くのであれば、メールをベースにしたタスク管理は魅力的ですし、うまくやれば効率化出来るはずです。
そこで、せめてこれらを「ひとかたまりのメール群」として扱うことができれば、少しは、必要な情報をすばやくピックアップできそうだな、と考えられます。

そのために「プロジェクトごとに固有のラベルを付与し、メールを束ねる」という、プロジェクトラベルが活きてくるのです。

※補足
いくらメールをプロジェクトラベルで束ねたとしても、はやり数が多くなってくる(やりとりが増えてくる)と、必要な情報が散乱しがちです。
僕はあとで参照すると思われる情報は抜粋して、Google Docsに「まとめ資料」を作成しています。(基本は手動コピペで・・・(^_^;A )

Gmailでは、同一のスレッドをまとめてGoogle Docsへ出力することができますので、スレッドとしてまとまっていれば、そちらで「まとめノート」化しておき、不要な部分(メール内の挨拶とか)を削除して、保存しています。
ただ、スレッドがバラけてしまった場合は、やはり手動コピペになります。
(Gmailではいまのところ、スレッドをまとめ直す機能がありません。早いところ実装してほしい・・・)

他にも、意外と知られていないようなのですが、Gmailで展開する各メールのURLはパーマリンクになっています。
パーマリンク=固有のURLですので、参照したいメールのURLを先ほどの「まとめノート」へ転記しておくことで、あとから参照しやすくなります。

案件ごとに「まとめノート」を作成。各資料のパーマリンクをコピペしておき、すばやく参照できるようにしておく。

さらに、メールに添付されてきたオフィス系のファイル(.doc、.xls、.ppcなど)は、Gmail上からGoogleドキュメントで開き、いったん保存しておきます。
そこでもパーマリンクになっているので、URLを「まとめノート」へ転記しておくことで、参照したい資料にすばやくアクセスできるようになります。

これら一連の作業をブラウザ上だけで完結できるので、個人的にはラクな気がします。

でも、もっとスマートなやり方があったらぜひ教えてください!

ラベル Labels

“Labels”の項目は、名前の通り、ラベルの一覧表示となります。
これはこれまでのGmailでも備わっていた機能ですが、Activeinboxコントロールパネルがあることで、ラベル一覧にアクセスしづらくなっていた部分を解消してくれます。

Activeinboxのラベルインデックス
Activeinboxのラベルインデックス。各ラベル一覧表示へ遷移できる。

タスクを一元管理する

メールベースでのタスク管理は、仕事のやりとりがメールメインだからこそ、効果的ではあるのですが、最近ではSkypeFacebookでのやりとりで仕事が進んでいく、というケースも多くなってきました。

そうなると、メール以外でのやりとりでタスクが発生した場合、タスクを一元管理することができなくなってしまいます。
一元管理できない、ということは「漏れ」が発生する土壌となりますから、できるだけ一元管理することが望ましいわけです。
タスクがバラけてしまわないよう、僕はとにかく「自分宛にメール」することで回避しています。

メールでの利点は、デバイスを選ばない、ということです。
自宅作業場では母艦のiMacでメール処理、外出先でノマド中はMacbookAirから、電車で移動中でもiPhoneから自分宛にメール。
何かやらなくちゃいけないことを思い出したら自分へメール。
別にメールでなくても、Evernoteでもいいのですが、僕のiPhoneは未だに3G(3GSでもなく4でもない)なので、Evernoteアプリすら激重いという・・・・(;つД`) トホホ
FastEverを使うのがいちばん早いかもしれないのですが・・・

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あとでメール上でタスク管理するので、メールへ移し替える、というひと手間が増えてしまうため、いまのところこの方法はやっていません。
タスク以外のメモだと、コレがいちばんいいとは思います。

タスク管理という点では、僕にとってはメールがいまのところいちばんシンプルなのです。

タスク管理ツールに求めるもの

前述しましたが、僕はそれほど細かくタスクを管理しているわけでもないですし、したいわけでもありません。
ざっくりと、今やるべきことと、今待ち受け状態のものは何か、が分かればいい
あとはとにかく資料などを「探す時間」を減らしたいわけです。

その両方を解決できる方法として、メールベースのタスク管理が現時点ではいい方法だと思うようになりました。

タスク管理ツールには、とりかかる作業の時間見積をし、入力していくと、全体の終了時刻がひと目でわかる、というような高機能なツールもありますが、職種柄、そういう高機能ツールは合わないなあ、と感じています。

と、言うのも、デザインワークでは、作業の時間を見積もっても、なかなかその通りにいかないことのほうが多いです。
(僕の能力の問題かもしれませんが・・・)
単純なルーチンワークであれば別ですが、デザインワークの時間見積はいつも悩みます。

とは言え、時間は有限ですし、締切はやってきます。
作業にかかる前から、「どれくらいでできます?」と聞かれます。
時間見積はできたほうがいいに決まっています。

Lifeハックs ~毎日が発見~  【タスク管理】理想のツールに求める機能
ToodledoやInfomantなどタスク管理WEBサービスやアプリなど高機能なものは いっぱい出ていますが、どうしてもほしい機能がない。

447ブログ: 理想のタスク管理アプリとは
私はタスク管理を理想の人生を送るためのテクニックと考えてます。やろうと決めたことをやり遂げると、夢が現実になる可能性が高くなります。私の考えるタスク管理はこれと同じ理屈です。箇条書きの行動リストをやり遂げる、たったこれだけのことです。

職種が違えば、求める機能も違ってきます。
自分の環境に合ったツールで、譲れない機能を絞った上で、割り切るところは割り切る、という心構えが大切なのではないかなー、と思っています。

ActiveInbox: Better GMail Plugin
Is your Gmail out of control?

いかがでしたか?
超私的な使い方説明ばかりになってしまいましたが、Activeinboxについて、おおよその説明はできたと思います。

ここまでの使い方で、メールベースのタスク管理システムが全て無料で構築できます。

Activeinboxには、無料版と有料版があります。
有料版は年間24.95ドルです(日本円で年間約2,000円程度。今円高だしww)

僕はいまのところほぼ満足しているので無料版を使っていますが、
有料版には例えばタスクに対して「デッドライン」を決めたりできます。
使い方によっては大変便利な機能ですので、検討する価値は充分にありますね。

注意点:

最近Gmailに実装された「垂直分割」「水平分割」ではメール上部に”Active””Waiting On”などの各ボタンが表示されません。
「分割なし」の場合のみ表示することが可能です。

あと、ラベルの貼り替えが通常ならば即座に反映されるはずですが、稀に反応が遅い時もあります。
パソコンの環境などにもよるのでしょうが、そのうち反映されますので、ちょっとひと呼吸おいて処理しましょうw

参考サイト:
via Gmailのラベルを使ってタスク管理するツールが名前も新たに『ActiveInbox』として登場! : ライフハッカー[日本版]
via Gmailの受信箱でのタスク管理を強力にしてくれるアドオン「ActiveInbox」 | Blog.IKUBON.com
via Journals and Reflexion, ActiveInbox:GmailでTODO(GTD)!


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@gladdesign フリーランスのデザイナー。横浜在住。広告(DTP・WEB)デザインおよび企画提案・ネーミング・マーケティング。 WordPress構築も承り中。Apple,Mac狂信者。Illustrator、Photoshop、iPhone6Plus、AppleWatch愛用中。

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