【BOOK】マンガならわかる?「まんがでわかる7つの習慣」読書メモ(3)「最優先事項を優先する」


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photo credit: chanel volume mascara vs armani eyes to kill 4 via photopin (license)

「7つの習慣」をマンガで読む読書メモシリーズの第3弾です。
第1弾はこちら。
【BOOK】マンガならわかる?「まんがでわかる7つの習慣」要点メモ(1)
第2弾はこちら。
【BOOK】マンガならわかる?「まんがでわかる7つの習慣」読書メモ(2)

今回は「第3の習慣:最優先事項を優先する」を見ていきます。

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  • 第1の習慣 主体的であること
  • 第2の習慣 終わりを思い描くことから始める
  • 第3の習慣 最優先事項を優先する ← イマココ!
  • 第4の習慣 win-winを考える
  • 第5の習慣 先ず相手を理解し、理解される
  • 第6の習慣 シナジーを創りだす
  • 第7の習慣 刃を研ぐ(自分を磨く)

第3の習慣 最優先事項を優先する

忙しさに身を委ねていると、その場は充実するかもしれないが、人生を振り返って「あれもしたかった」「これもしたかった」と後悔が残る。もっと「緊急でないが重要なこと」に時間を使おう。

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人間の日々の活動は4つの領域に分かれる、と定義されています。
第1領域は「緊急で且つ重要」なこと
第2領域は「緊急ではないが、重要」なこと
第3領域は「緊急だが、重要ではない」こと
第4領域は「緊急でもないし、重要でもない」こと

縦軸に重要度、横軸に緊急度を示したマトリクス図が分かりやすいでしょう。
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「緊急」なことである第1領域と第3領域は、緊急なので否応なく時間を使わざるを得ないでしょう。
会社組織に属しているサラリーマンだけでなく、フリーランスであっても取引相手の都合に合わせないといけない場面は多々あることでしょう。
日々の仕事がそういう緊急度の高いことばかりで占められてしまうと、体力的にも精神的にも疲弊してしまいます。

「緊急ではないが、重要なこと」に時間を使おう

しかし、緊急度は高くなくても、重要度が高い領域があります。
第2領域です。
ここには人生を充実させるために不可欠な活動や、将来的に第1領域に入ってくる事柄が含まれます。
具体的には人間関係づくりや、仕事に役立つ勉強、自己啓発、健康管理などです。
長い目で人生を考えた時にはこの領域の活動は重要度は高いといえます。
本当はこの領域の事柄に時間を使いたいところですが、緊急度が高くないので、つい見過ごされがちです。
だからこそ意識的に、この領域の活動に時間を使うようにスケジュールを組んでいく必要があります。

Clock on East Montague
Clock on East Montague / North Charleston

時間は「管理」するものではない

では、第2領域の活動に時間を使えるようにスケジュールを組んでいきたいところですが、このとき気をつけないといけないことがあります。
それは、スケジュール=時間を「管理」しようとすることです。

いやいや、「時間管理」は社会人として当然のことだろう、と、ほとんどの人が思ったことでしょう。
私もずっとそう思っていました。
今でも、スケジュールを組んだら、きっちりと「時間」を守ろうと動いてしまいます。
そのほうが「効率的」だし、隙間なく効率的に組み込んだスケジュールをきっちりとこなした時、とても充実感が得られるからです。
しかし、「7つの習慣」では、そういった「時間を管理する」という発想が、成長を妨げる、としています。
いったいどういうことでしょうか。

HDR 2009 Tutorial: Make a nice HDR image in 10 minutes or less.
HDR 2009 Tutorial: Make a nice HDR image in 10 minutes or less. / @yakobusan Jakob Montrasio 孟亚柯

管理すべきは「最優先事項を優先する」という順序

そもそも「時間」とは「管理」すべきものでしょうか。
時間は放っておいても進んでいくものでしょう。
自分の力でどうにかなるものではないはずです。
「第1の習慣:主体的であること」の項でもあったように、自分の影響力が及ばない部分では悩んでも仕方がないのです。それどころか、無意味で無駄な行為です。
であれば、「管理する」という発想はそもそも合わないのではないでしょうか。

スケジュールに第2領域を落としこんでいく際、注意しなければならないのは、空白の時間ができたとき「何をしてもいい自由な時間」だと勘違いしないことです。
自分の人生の目的とは関係のない「自由な時間」=無駄な時間をダラダラと過ごしてしまわないように、意識的に第2領域に集中すべきなのです。
そして、管理すべきなのは「時間」ではなく、「優先事項を優先する」という「順序」なのです。
「第1の習慣:主体的であること」で学習した「影響の輪」=自分の行動で改善できる部分として、優先すべきことをきちんと優先して行うことが大切になってきます。
その「優先すべき事項」は「第2の習慣:終わりを思い描くことから始める」で学んだように、原理原則を大切にしつつ、目指すべきゴールを思い描き、やるべきこととやるべきでないことを区別すること、その中から「緊急性は低いが長い目で見て重要度が高い」という項目をできるだけ優先するのです。

Day [009]  Schedule.
Day [009] Schedule. / Sadie Hernandez

スケジュールは「役割」と「目標」で考える

多くのスケジュール手帳やアプリなどでは時間を埋めていく発想でのスケジュール管理はできても、優先事項を優先する、行動の順序を管理することはできないでしょう。
「7つの習慣」ではまず自身の「役割」を考えることから始めます。
例えば私であれば、子どもたちにとっての「父親」であり、妻にとっては「夫」という役割があります。
また、仕事をしている時も、フリーランスとしての立場や、取引先によっては違う立場であることもあります。
デザイナーとして対応することもありますが、PC講師として対応する場合もあるのです。
役割といっても、単純に肩書によるものだけでなく、例えば自分自身としても、1人の人間として成長したい、幅を広げたいという想いもあります。
いま、こうして書いているブログも、仕事や父親としての側面とは別の顔として、(少なくとも)私の中では存在していて、そうしたさまざまな「役割」があります。
これは私に限ったことではないと思います。
多くの人はそれぞれの場所やタイミングによって違った「顔」を持っているのだと思います。

そうした「役割」をいくつも持った1人の人間として、それぞれやるべきことも違ってくるはずです。
次に「役割」ごとに例えば1週間単位で「目標」を設定していきます。
このとき、なるべく「第2領域」に当てはまるものを選んでいきます。
そうして選んだ行動をスケジュールに落としこんでいくことで、優先すべき順序が決まってきます。
空白の時間があってもいいのです。
空いた時間はまたできるだけ第2領域の活動に当てていけばよいのです。
そうして出来たスケジュールは、毎日毎朝見返し、いま何を優先すべきかを認識を強めていきましょう。

Why and how to delegate works: Vì sao cần và ủy thác công việc như thế nào?
Why and how to delegate works: Vì sao cần và ủy thác công việc như thế nào? / Nguyen Vu Hung (vuhung)

「任せる」ことでお互いに成長できる

スケジュールを組んでいく際、なるべく第2領域の活動を増やすべきだという話をしてきました。
とはいえ、どうしても第1領域の活動「緊急で重要なこと」が多く、なかなか第2領域が増やせない、ということもあると思います。
そういったときは、思い切って他人に任せてしまう、ということもひとつの手段です。
任せる、委任する、委託する = delegation デリゲーションと言います。

これはなかなか私自身も難しいと感じていますが、例えば仕事を任せるにしても、まず仕事内容を教えることから始まり、自分ではわかりきっている注意点であっても、任せる相手にとっては初めてのことかもしれないと考えると伝えなくてはならないと考えたり、出来上がった結果が自分の思い描いたクオリティーに届かないのではないか、と考えてしまうと、どうしても任せることを躊躇してしまいます。

「7つの習慣」では、
・自分が自分の時間を使って行うときは「効率」を重視
・人に任せたときは「効果」を重視
すべきだといいます。
相手にどう動いてもらえば効果が最大になるのか、を考えるとよいというのです。

任せ方は、
(1)望む結果
任せた結果、どうなってほしいのか、何を達成したいのか
(2)ガイドライン
任せたとき、何を基準にするか、何を守っていくべきか
(3)リソース
達成に必要な人員や財源、材料、資金、技術など
(4)アカウンタビリティ
いわゆる「説明責任」評価についての説明責任
(5)評価の結果
評価の内容 良いことも悪いことも含めて

を明確にすることが大切です。
デリゲーションが向上することで、自身のマネジメント力も上がるでしょう。
結果として自身の成長につながるのです。


次回は「第4の習慣 win-winを考える」をご紹介していきます。

第1弾はこちら。
【BOOK】マンガならわかる?「まんがでわかる7つの習慣」要点メモ(1)
第2弾はこちら。
【BOOK】マンガならわかる?「まんがでわかる7つの習慣」読書メモ(2)


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